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不是時間效率差,是你的習慣很爛!

已更新:2021年6月28日


丁永祥 (丁編) 2021/3/10

最近常常跟新同事Tony討論客戶訊息分享的經驗,討論時,Tony點出他目前最大的挑戰,就是每天光是整理資訊都整理不完了,「輸入」的筋疲力盡,何來談「輸出」?


其實這個問題也經常困擾著我,而且過去我總認為那與能力有關,我的邏輯是,能力愈強的人做事速度愈快,時間效率自然愈高。

直到有一次晨會聽到老闆喃喃蹦出一句話:「不是時間效率差,是你的習慣很爛!」當下內心似乎秒懂什麼,我點頭如搗蒜。

原來過去認為做事速度太慢或效率太差,都是結果,掌控時間效率的根本原因,其實是我們平日做事的各種習慣。如果說一般人的做事習慣差,那麼高效人士又有哪些好習慣呢?

習慣1 不做什麼,比做什麼更重要

賴老師經常掛在嘴邊,大家總是以為忙碌的人每天都會選擇要做什麼事,其實真正的高手是每天選擇「不去做」哪些事。舉個例子,幾乎沒有人聽高資產人士、高階主管在聊追了哪齣韓劇、看到水果日報又拍到哪個外遇、哪裡的網購又有好康……讓時間就這樣不知不覺溜走。

習慣2 盡量做能夠發揮綜效的事

有一天學到關於房東身份租稅減免的知識,我問賴老師可以分享給當建築師的朋友嗎?他說可以,但如果是他,會把建築師這三個字拿掉,只要是「活口」他都會分享!


他說很多人(尤其是業務)習慣挑對象做分享,自認爲有用的、有價值的就分享,我們為什麼要對客戶大小眼呢?這是一種很不好的業務習慣。

進一步想,同樣分享一則訊息,一次就分享上百人,跟一次只分享給幾個人,請問誰的時間效率高呢?答案顯而易見,高效的人一定是習慣效益極大化,喜歡做能發揮綜效的事。

習慣3 愈壞的消息愈要快速報告

高效的人凡事習慣「報商聯」,不但是溝通,連整體團隊作戰的效率也會提升。報商聯就是報告、商談、聯絡。報告就是隨時向上級匯報自己工作中的過程與結果,或發現的問題。商談就是當遇到問題苦於判斷及猶豫不決時,要盡快聽取上級或是同事的意見,決定處理方案。聯絡就是隨時向相關人員告知「事實」信息。

我覺得報商聯不僅是一種職場禮節,對於需要整合、合作、向外溝通的單位也特別重要。特別是很多人遇到不好的消息都習慣隱忍不發,拖到最後一刻才傳遞因而喪失最佳處理時機,本來可能幾分鐘就可以反映的事,結果卡在這個環節好幾天,本來可以從容應變的時間都白白浪費掉。

再者,一個人的智慧是有限的,而多人發揮相互的智慧就可以很快找到解決問題的最佳方案。高效的人習慣將報商聯融入到日常工作中,而且愈是有壞消息就要愈快報告,就是這個原因。

嘗試改變,往往是最難的習慣


「但一般人最抗拒的,就是改變固有的習慣」在跟瑜雯姊談到這些習慣的時候,她也很有感觸地跟我說,很多人試圖要在原來的習慣中增加效率,那是事倍功半,愈改愈累。

她解釋,因為舊習慣會形成做事的框架,而新習慣剛好相反,它是協助我們突破框架。高效的工作者都知道,有時候朝目標前進未必要橫衝直撞,只是改變路徑換個習慣,往往會看見不一樣的風景,最重要的是不要在第一時間抗拒它。既然天下不變的事就是變,那怎麼樣去變得更快,而不是坐以待斃。

影響到時間效率的好習慣何止3個、30個、300個,難道我們要一個個背嗎?重點是我們有沒有「改變」的習慣。


「你不喜歡人家管你,那如何做到人家管不到,而不是要求人家不要管。」自動自發、先發制人、當下做馬上做,其實所有的好習慣,萬變不離其宗,你要先問問自己,到底想過哪一種人生?當你願意思考這個問題的時候,其實答案也就呼之欲出,瑜雯姊最後這樣說道。

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