丁永祥 (丁編) 2021/3/10
最近常常跟新同事Tony討論客戶訊息分享的經驗，討論時，Tony點出他目前最大的挑戰，就是每天光是整理資訊都整理不完了，「輸入」的筋疲力盡，何來談「輸出」？
其實這個問題也經常困擾著我，而且過去我總認為那與能力有關，我的邏輯是，能力愈強的人做事速度愈快，時間效率自然愈高。
直到有一次晨會聽到老闆喃喃蹦出一句話：「不是時間效率差，是你的習慣很爛！」當下內心似乎秒懂什麼，我點頭如搗蒜。
原來過去認為做事速度太慢或效率太差，都是結果，掌控時間效率的根本原因，其實是我們平日做事的各種習慣。如果說一般人的做事習慣差，那麼高效人士又有哪些好習慣呢？
習慣1 不做什麼，比做什麼更重要
賴老師經常掛在嘴邊，大家總是以為忙碌的人每天都會選擇要做什麼事，其實真正的高手是每天選擇「不去做」哪些事。舉個例子，幾乎沒有人聽高資產人士、高階主管在聊追了哪齣韓劇、看到水果日報又拍到哪個外遇、哪裡的網購又有好康……讓時間就這樣不知不覺溜走。
習慣2 盡量做能夠發揮綜效的事
有一天學到關於房東身份租稅減免的知識，我問賴老師可以分享給當建築師的朋友嗎？他說可以，但如果是他，會把建築師這三個字拿掉，只要是「活口」他都會分享！
他說很多人（尤其是業務）習慣挑對象做分享，自認爲有用的、有價值的就分享，我們為什麼要對客戶大小眼呢？這是一種很不好的業務習慣。
進一步想，同樣分享一則訊息，一次就分享上百人，跟一次只分享給幾個人，請問誰的時間效率高呢？答案顯而易見，高效的人一定是習慣效益極大化，喜歡做能發揮綜效的事。
習慣3 愈壞的消息愈要快速報告
高效的人凡事習慣「報商聯」，不但是溝通，連整體團隊作戰的效率也會提升。報商聯就是報告、商談、聯絡。報告就是隨時向上級匯報自己工作中的過程與結果，或發現的問題。商談就是當遇到問題苦於判斷及猶豫不決時，要盡快聽取上級或是同事的意見，決定處理方案。聯絡就是隨時向相關人員告知「事實」信息。
我覺得報商聯不僅是一種職場禮節，對於需要整合、合作、向外溝通的單位也特別重要。特別是很多人遇到不好的消息都習慣隱忍不發，拖到最後一刻才傳遞因而喪失最佳處理時機，本來可能幾分鐘就可以反映的事，結果卡在這個環節好幾天，本來可以從容應變的時間都白白浪費掉。
再者，一個人的智慧是有限的，而多人發揮相互的智慧就可以很快找到解決問題的最佳方案。高效的人習慣將報商聯融入到日常工作中，而且愈是有壞消息就要愈快報告，就是這個原因。
嘗試改變，往往是最難的習慣
「但一般人最抗拒的，就是改變固有的習慣」在跟瑜雯姊談到這些習慣的時候，她也很有感觸地跟我說，很多人試圖要在原來的習慣中增加效率，那是事倍功半，愈改愈累。
她解釋，因為舊習慣會形成做事的框架，而新習慣剛好相反，它是協助我們突破框架。高效的工作者都知道，有時候朝目標前進未必要橫衝直撞，只是改變路徑換個習慣，往往會看見不一樣的風景，最重要的是不要在第一時間抗拒它。既然天下不變的事就是變，那怎麼樣去變得更快，而不是坐以待斃。
影響到時間效率的好習慣何止3個、30個、300個，難道我們要一個個背嗎？重點是我們有沒有「改變」的習慣。
「你不喜歡人家管你，那如何做到人家管不到，而不是要求人家不要管。」自動自發、先發制人、當下做馬上做，其實所有的好習慣，萬變不離其宗，你要先問問自己，到底想過哪一種人生？當你願意思考這個問題的時候，其實答案也就呼之欲出，瑜雯姊最後這樣說道。